Términos y Condiciones Generales de Servicio

Luxora Labs es una marca de AI WORKING S.A.S., sociedad colombiana identificada con NIT 901.800.757-8, con domicilio en La Matuna, Edificio Banco Popular, Oficina 1302, Centro, Cartagena de Indias, Bolívar (en adelante, "Luxora").

Canales oficiales de contacto: correo contacto@luxoralabs.net, teléfono y WhatsApp +57 314 473 6275, y el sitio web luxoralabs.net.

Estos Términos y Condiciones (los "Términos") regulan la relación entre Luxora y toda persona natural o jurídica que contrate sus servicios (el "Cliente").

• Cotización: propuesta escrita que emite Luxora con el alcance, el precio, los plazos y las condiciones particulares de cada servicio.
• Proyecto de Pago Único: servicio que se entrega una sola vez, como un sitio web, una app, una automatización o una identidad de marca.
• Plan Mensual: servicio recurrente que se paga cada mes, como hosting y mantenimiento, Visibilidad Local, Luxora Flow, manejo de redes sociales o blogs.
• Plan Anual: Plan Mensual pagado por doce (12) meses de forma anticipada, con el descuento indicado en la Cotización.
• Entregables: el resultado final de cada servicio, por ejemplo código, diseños, archivos, textos, publicaciones o flujos de automatización.
• Infraestructura de Luxora: cuentas y servicios que Luxora administra para prestar el servicio, como hosting, bases de datos (por ejemplo, Supabase), plataformas de automatización y modelos de IA.
• Servicios de Terceros: plataformas de otras empresas de las que depende el servicio, como Google, Meta (WhatsApp, Instagram, Facebook), OpenAI, Vercel, Supabase, Make, pasarelas de pago o registradores de dominio.
• Ronda de cambios: una sola entrega consolidada de comentarios del Cliente sobre una versión, que Luxora aplica en conjunto.
• Día hábil: lunes a viernes, sin contar los festivos de Colombia.

El acuerdo entre Luxora y el Cliente está formado por: (i) la Cotización aceptada, (ii) estos Términos, incluidas las condiciones específicas de cada servicio, y (iii) los anexos o adiciones que las partes acepten por escrito.

Si la Cotización y estos Términos dicen cosas distintas, prevalece la Cotización solo en el punto concreto que regula. En todo lo demás aplican estos Términos.

Lo que no esté expresamente incluido en la Cotización no forma parte del servicio y puede cotizarse aparte.

El Cliente acepta estos Términos de cualquiera de estas formas: (a) pagando el anticipo de un Proyecto de Pago Único o la primera mensualidad de un Plan, o (b) aprobando la Cotización por escrito, incluido un correo electrónico o un mensaje de WhatsApp.

Conforme a la Ley 527 de 1999, la aceptación por medios electrónicos tiene la misma validez que una firma física. Cada Cotización incluye el enlace a la versión vigente de estos Términos.

La Cotización tiene la vigencia que indica. Si no indica una, es válida por treinta (30) días calendario desde su emisión.

Los precios se expresan en pesos colombianos (COP) antes de IVA. A cada factura se le suma el IVA vigente (hoy 19%) y se aplican las retenciones que ordene la ley según el tipo de Cliente. Para clientes en el exterior, la Cotización puede expresarse en dólares (USD) y se aplica el tratamiento tributario que corresponda.

Luxora emite factura electrónica de venta por cada pago.

Medios de pago aceptados: transferencia bancaria a la cuenta de AI WORKING S.A.S., enlace de pago con tarjeta y pagos internacionales (por ejemplo, PayPal, Stripe o Wise). Las comisiones de pasarelas de pago y los costos bancarios o de cambio de divisas los asume el Cliente.

Un pago se entiende hecho cuando el dinero aparece acreditado en la cuenta de Luxora.

Forma de pago

• 50% de anticipo para reservar la agenda e iniciar el trabajo.
• 50% restante al aprobar el proyecto, antes de publicarlo o entregar los archivos finales.

Inicio y plazos

El plazo de entrega lo fija cada Cotización y empieza a contar cuando se cumplen dos cosas: (i) el anticipo está pagado y (ii) el Cliente entregó el contenido y los accesos necesarios (textos, fotos, logos, accesos a cuentas y dominio). Los plazos son estimados de buena fe y se corren en la misma medida de cualquier demora del Cliente.

Revisión y aprobación

Luxora presenta el proyecto en un enlace o archivo de prueba. El Cliente tiene cinco (5) días hábiles para aprobarlo o pedir cambios. Si no responde en ese plazo, el proyecto se entiende aprobado y se factura el 50% final.

La publicación del sitio, la activación definitiva de la automatización y la entrega de accesos y archivos finales se hacen cuando se recibe el pago final.

Rondas de cambios

Los sitios web, las apps y las automatizaciones incluyen tres (3) rondas de cambios. La identidad de marca incluye dos (2) rondas (ver condiciones de Luxora Brand). Las rondas son para ajustar lo cotizado: no incluyen funciones, secciones o piezas nuevas.

Anticipo no reembolsable

Si el Cliente cancela el proyecto después de pagar el anticipo, el anticipo no se reembolsa, porque cubre la reserva de agenda y el trabajo inicial. Si al momento de cancelar el trabajo realizado supera el valor del anticipo, el Cliente paga la diferencia proporcional al avance.

Pago anticipado

Los Planes Mensuales se pagan por adelantado. La factura se emite al inicio de cada periodo (el día de inicio del servicio o el que indique la Cotización) y el Cliente tiene cinco (5) días calendario para pagarla.

Permanencia mínima

Todo Plan Mensual tiene una permanencia mínima de tres (3) meses desde su inicio. Si el Cliente cancela antes, paga los meses que falten para completar los tres.

Cancelación

Después de los tres primeros meses no hay permanencia: el Cliente puede cancelar cuando quiera, sin multa, avisando por escrito con quince (15) días calendario de anticipación al siguiente cobro. Si avisa con menos tiempo, se cobra el periodo siguiente y el servicio se presta hasta su final.

Horas de soporte

Cada plan incluye las horas de cambios o ajustes que indique la Cotización. Esas horas son mensuales y no se acumulan: las que no se usan en un mes no pasan al siguiente. Corregir errores atribuibles a Luxora nunca descuenta horas. El trabajo que supere las horas incluidas se cotiza aparte.

Reajuste anual

El valor de los Planes Mensuales se ajusta cada enero según el IPC del año anterior certificado por el DANE. Cualquier otro cambio de precio se avisa con treinta (30) días de anticipación, y el Cliente puede cancelar sin penalidad antes de que empiece a regir.

Plan Anual

Si el Cliente paga doce (12) meses por adelantado recibe el descuento indicado en la Cotización. Como el precio ya tiene descuento, el Plan Anual no es reembolsable: si el Cliente cancela, el servicio se sigue prestando hasta el final del año pagado.

• Si un pago no llega en la fecha acordada, Luxora envía un recordatorio.
• A los diez (10) días calendario de mora, Luxora puede suspender el servicio (sitio, automatizaciones, publicaciones o soporte) hasta que se pague. La suspensión no detiene el cobro de las mensualidades.
• A los treinta (30) días calendario de mora, Luxora puede terminar el contrato y aplicar lo previsto en la sección "Terminación y salida".
• Las sumas en mora generan intereses moratorios a la tasa máxima legal (artículo 884 del Código de Comercio), además de los gastos de cobranza razonables y soportados.
• La reactivación de un servicio suspendido se hace dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al pago.

• Entregar a tiempo el contenido, la información y los accesos que pida Luxora, y que sean veraces.
• Designar a una persona de contacto que pueda aprobar entregas.
• Agrupar sus comentarios en cada ronda de cambios.
• Pagar en las fechas acordadas.
• Usar los servicios de forma legal y conforme a las políticas de los Servicios de Terceros.
• Cuidar las contraseñas y accesos que reciba, y no modificar el código o la infraestructura sin coordinarlo con Luxora mientras haya un plan activo.

Proyectos en pausa

Si el Cliente no entrega lo necesario o no responde, el proyecto queda en pausa y los plazos se corren. Si pasan sesenta (60) días calendario sin respuesta, Luxora puede dar el proyecto por terminado, cobrar lo trabajado y conservar el anticipo. Reactivarlo después tiene el costo que se cotice en su momento.

Además de prestar el servicio con diligencia profesional, Luxora se compromete a:

• Respuesta en máximo un (1) día hábil: soporte de lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. (hora de Colombia), por correo o WhatsApp. Las caídas totales del sitio o de una automatización se atienden con prioridad.
• Soporte permanente con plan activo: mientras el Cliente tenga un Plan Mensual al día, Luxora corrige sin costo los errores de lo que construyó.
• Copias de seguridad y seguridad: en los planes que incluyen hosting o bases de datos, Luxora hace copias de seguridad periódicas, mantiene el certificado de seguridad (SSL) activo y aplica las actualizaciones de seguridad necesarias.
• Disponibilidad: Luxora procura que los sitios y servicios que aloja estén en línea al menos el 99% del tiempo cada mes. Es un compromiso de esfuerzo, sin compensación económica, porque depende también de proveedores como Vercel o Supabase. No cuenta el mantenimiento programado, que se avisa con anticipación.
• Transparencia: todo trabajo adicional se cotiza y se aprueba antes de hacerse. No hay cobros sorpresa.
• Tus datos son tuyos: no se venden, no se comparten con fines comerciales y se entregan cuando el Cliente se va (ver "Terminación y salida").
• Sin ataduras después de los 3 meses: pasada la permanencia mínima, el Cliente puede cancelar cualquier plan con 15 días de aviso y sin multas.

Cualquier función, sección, pieza o servicio que no esté en la Cotización, o los cambios que superen las rondas u horas incluidas, se cotizan por separado y solo se hacen cuando el Cliente aprueba esa nueva cotización por escrito. Los trabajos adicionales pueden mover el plazo de entrega original.

Los Proyectos de Pago Único tienen treinta (30) días calendario de garantía, contados desde la publicación o entrega. Durante ese tiempo Luxora corrige sin costo los errores o fallas atribuibles a su trabajo.

La garantía no cubre:

• Cambios, funciones o contenidos nuevos.
• Fallas causadas por modificaciones del Cliente o de terceros.
• Fallas, cambios o caídas de Servicios de Terceros.
• Problemas del hosting cuando el Cliente lo maneja por su cuenta.

Vencida la garantía, los clientes con Plan Mensual activo siguen recibiendo corrección de errores sin costo. Los demás pueden contratar un plan o pedir una cotización.

Los planes que usan Servicios de Terceros con costo por uso, como mensajes de WhatsApp, consumo de IA u operaciones de automatización, incluyen el consumo hasta el límite que indique la Cotización. Si el consumo pasa ese límite, el excedente se cobra al Cliente al costo real, con el soporte del consumo, o se ajusta el plan con su aprobación previa.

Si un tercero sube sus precios de forma importante, Luxora lo informa y propone un ajuste, que el Cliente puede aceptar o cancelar el servicio afectado sin penalidad.

Luxora no controla ni responde por caídas, cambios de funciones, cambios de políticas, bloqueos o cambios de precios de los Servicios de Terceros. Cuando ocurra algo así, Luxora ayuda al Cliente a buscar una solución o una alternativa.

• El dominio siempre está a nombre del Cliente, aunque Luxora ayude a comprarlo o configurarlo. Su renovación corre por cuenta del Cliente, salvo que la Cotización diga otra cosa.
• El hosting y la Infraestructura de Luxora (bases de datos, automatizaciones, servidores) se prestan desde cuentas de Luxora y están incluidos en el Plan Mensual mientras esté activo y al día.
• Mientras haya un plan activo, el Cliente da a Luxora los accesos necesarios para operar el servicio. Luxora los usa solo para ese fin.

Cuando el Cliente paga el valor total de un proyecto, Luxora le cede los derechos patrimoniales sobre los Entregables hechos específicamente para él: el código propio de su sitio o app, los diseños finales y los textos creados para su marca. La cesión se perfecciona con el pago total y con estos Términos aceptados. Antes del pago total, los Entregables siguen siendo de Luxora.

Luxora conserva la propiedad de sus herramientas, componentes reutilizables, plantillas internas, metodologías y conocimientos previos. Cuando estos elementos quedan dentro de un Entregable, el Cliente recibe una licencia perpetua, gratuita y no exclusiva para seguir usándolos en ese proyecto.

Los componentes de código abierto y los recursos de terceros, como tipografías o bancos de imágenes, se rigen por sus propias licencias.

Las propuestas, bocetos o alternativas que el Cliente no elige siguen siendo de Luxora.

Los derechos morales de autor se respetan conforme a la Ley 23 de 1982.

Todo el contenido que entrega el Cliente (textos, fotos, logos, datos) sigue siendo suyo.

El Cliente es responsable de tener los derechos sobre el contenido que entrega (imágenes, textos, marcas, música, datos) y de que ese contenido sea legal. Si Luxora nota algo que parezca infringir derechos de terceros o la ley, se lo advierte al Cliente. Esa advertencia no traslada la responsabilidad a Luxora.

Luxora puede negarse a publicar, o retirar, contenido manifiestamente ilegal, engañoso, discriminatorio o que viole las políticas de los Servicios de Terceros.

Luxora usa herramientas de inteligencia artificial para apoyar la creación de código, textos e imágenes, siempre con revisión y supervisión humana. Lo creado con apoyo de IA se cede al Cliente igual que el resto de los Entregables.

Luxora no usa los datos privados del Cliente ni de sus usuarios para entrenar modelos de IA. Cuando un servicio procesa datos con proveedores de IA, Luxora usa configuraciones empresariales o de API que no destinan esos datos al entrenamiento, según las condiciones de cada proveedor.

Las partes mantienen en reserva la información no pública que conozcan por la relación comercial (por ejemplo, datos de clientes, precios, estrategias, accesos y procesos internos), mientras dure la relación y por dos (2) años después de terminada. Esta obligación no aplica a la información que ya sea pública o que deba revelarse por orden de una autoridad.

Luxora trata los datos personales conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y su Política de Tratamiento de Datos.

Cuando el servicio implica manejar datos de los clientes o usuarios del Cliente (por ejemplo, leads, bases de datos o conversaciones), el Cliente es el Responsable de esos datos y Luxora actúa como Encargado: los trata solo para prestar el servicio, siguiendo las instrucciones del Cliente y con medidas de seguridad razonables.

El Cliente debe contar con la autorización de sus titulares y con su propia política de privacidad. Luxora puede ayudar a redactarla como servicio adicional.

Luxora puede mostrar el proyecto (nombre, logo, capturas y una descripción general) en su portafolio, sitio web y redes sociales, salvo que el Cliente pida confidencialidad por escrito. Nunca se publica información confidencial ni datos personales.

Los sitios web pueden incluir un crédito discreto "Hecho por Luxora Labs" en el pie de página. El Cliente puede pedir que se quite en cualquier momento, sin costo.

Mientras el Cliente tenga un Plan Mensual activo y al día, Luxora siempre atenderá y corregirá las fallas de lo que construyó, como parte del soporte.

En cualquier caso, la responsabilidad económica total de Luxora frente al Cliente se limita al valor efectivamente pagado por el Cliente en los seis (6) meses anteriores al hecho que origina el reclamo.

Luxora no responde por el lucro cesante, las ventas o ganancias dejadas de percibir, la pérdida de oportunidades ni los daños indirectos. Tampoco garantiza resultados comerciales específicos (ventas, leads, posiciones o seguidores), porque dependen de factores que no controla.

Estas limitaciones no aplican en casos de dolo o culpa grave, ni a los derechos que la ley no permite limitar.

Terminación por parte de Luxora

Luxora puede terminar el contrato con aviso escrito en estos casos:

• Mora de más de treinta (30) días calendario.
• Uso de los servicios para actividades ilegales, fraudulentas, spam o que violen las políticas de los Servicios de Terceros.
• Trato abusivo, ofensivo o acoso hacia el equipo de Luxora.
• Sin causa, avisando con treinta (30) días de anticipación. En ese caso Luxora entrega lo construido y los datos del Cliente y devuelve lo pagado por adelantado por servicios que no alcanzó a prestar.

Qué se lleva el Cliente

Si está al día en sus pagos, al terminar cualquier servicio el Cliente conserva:

• Su dominio.
• El código de su sitio o app y sus diseños, según la sección de Propiedad intelectual.
• Su contenido y una copia de sus datos (por ejemplo, la exportación de su base de datos en CSV o en una copia de seguridad).

Qué deja de funcionar

Las funciones que dependen de la Infraestructura de Luxora y del plan mensual (el hosting, las automatizaciones de Luxora Flow, las bases de datos en las cuentas de Luxora y las integraciones) se desactivan el día en que termina el plan. El código entregado puede necesitar su propia infraestructura para seguir funcionando.

Entrega de datos

• Opción 1, sin costo: Luxora entrega la exportación de los datos del Cliente dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la terminación. Pasados treinta (30) días calendario desde la terminación, los datos se eliminan de forma definitiva de la Infraestructura de Luxora, salvo los que la ley obligue a conservar.
• Opción 2, con costo: Luxora migra la base de datos, las automatizaciones y el sitio a cuentas propias del Cliente, según la cotización que se haga para ese fin.

Ninguna de las partes responde por incumplimientos causados por fuerza mayor o caso fortuito, como desastres naturales, fallas generales de internet o de energía, ataques informáticos masivos o decisiones de autoridad. Los plazos se suspenden mientras dure el evento.

Sitios web y apps a medida

• El alcance (número de páginas, secciones, funciones, idiomas e integraciones) y el plazo de entrega son los que indique cada Cotización.
• Incluye diseño adaptado a celular, configuración básica de SEO técnico y conexión del dominio del Cliente.
• El hosting está incluido mientras exista un Plan Mensual activo. Sin plan, el Cliente debe contratar su propio hosting y Luxora puede ayudar con la migración como servicio adicional.
• Si el sitio incluye panel administrable, el Cliente responde por los cambios que haga desde el panel. Arreglar daños causados por esos cambios se cobra aparte si supera las horas del plan.
• Luxora no garantiza la compatibilidad con navegadores obsoletos ni con funciones de terceros que cambien después de la entrega.

Visibilidad Local (Google, Maps y las IAs)

• Es un Plan Mensual con permanencia mínima de tres (3) meses.
• Incluye las actividades que detalle la Cotización, como la optimización del perfil de Google, la consistencia de datos en directorios, contenido nuevo, respuesta a reseñas y un reporte mensual.
• No se garantiza una posición específica en Google, Maps ni en las respuestas de las IAs, porque esos resultados los deciden algoritmos de terceros que cambian constantemente.
• El Cliente debe dar acceso a su perfil de Google y mantener actualizada su información, como horarios y servicios. El perfil y las reseñas son siempre del Cliente.

• Cada Cotización detalla los flujos incluidos, los canales (WhatsApp, correo, Instagram, web) y el límite de consumo incluido.
• Las automatizaciones funcionan sobre la Infraestructura de Luxora y están activas solo mientras el plan esté activo y al día.
• Recepcionista con IA: responde con la información que el Cliente aprueba (precios, horarios, servicios, políticas). La IA puede equivocarse: Luxora corrige las respuestas que el Cliente reporte. La IA no cierra ventas, no promete descuentos ni condiciones que el Cliente no haya definido por escrito, y el Cliente debe revisar periódicamente las conversaciones.
• WhatsApp y Meta: el número de WhatsApp y la cuenta de Meta son del Cliente. El Cliente debe tener autorización de sus contactos para escribirles. Si Meta limita o bloquea el número por spam, por quejas de usuarios o por las listas del Cliente, Luxora ayuda a apelar pero no responde por el bloqueo.
• Los datos que capturan las automatizaciones (leads, conversaciones, pedidos) se tratan según la sección de Protección de datos personales y se entregan según la sección "Terminación y salida".
• Las plantillas de mensajes de WhatsApp pueden necesitar aprobación de Meta. Los tiempos de esa aprobación no dependen de Luxora.

Identidad de marca

• Se presentan dos (2) propuestas visuales. El Cliente elige una y sobre ella se hacen dos (2) rondas de cambios.
• Al pagar el total, se entregan los logos en PNG, SVG y PDF, el manual de marca, el Brand Kit en Canva y los archivos fuente editables.
• La propuesta que no se elige sigue siendo de Luxora.
• El registro de la marca ante la Superintendencia de Industria y Comercio no está incluido. Luxora recomienda al Cliente verificar y registrar su marca. Luxora no garantiza que el nombre o el logo estén disponibles para registro.

Manejo de redes sociales y blogs

• Son Planes Mensuales con la cantidad de piezas o artículos que indique cada plan.
• Cada mes Luxora envía el calendario de contenido. El Cliente tiene tres (3) días hábiles para pedir cambios. Si no responde, el calendario se entiende aprobado. Cada pieza incluye una (1) ronda de ajustes.
• Las piezas no se acumulan: si en un mes no se publica todo por demoras del Cliente (material, aprobaciones o accesos), lo pendiente no pasa al mes siguiente.
• Los planes no incluyen manejo de pauta ni presupuesto de anuncios (Meta Ads, TikTok Ads u otros).
• No se garantizan seguidores, alcance, interacción ni ventas, porque dependen de los algoritmos de cada red.
• Las cuentas de redes son del Cliente. Luxora entra como colaborador o administrador y sus accesos se retiran al terminar el plan.
• El contenido publicado y pagado queda para el Cliente. Los artículos de blog se publican en el sitio del Cliente y son de su propiedad cuando se pagan.

Si el Cliente es un consumidor en los términos de la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), nada en estos Términos limita los derechos que esa ley le reconoce. El derecho de retracto no aplica a los servicios que, con el acuerdo del Cliente, ya empezaron a prestarse.

Las aprobaciones, avisos y solicitudes son válidos si se envían por escrito al correo contacto@luxoralabs.net o al WhatsApp oficial de Luxora, y a los datos de contacto que el Cliente indique. El Cliente debe informar cualquier cambio en sus datos de contacto.

Luxora puede actualizar estos Términos. La nueva versión se publica en luxoralabs.net/terminos y se avisa a los clientes con planes activos con al menos quince (15) días de anticipación.

Los Proyectos de Pago Único en curso se rigen por la versión que se aceptó al contratar. Si un cliente con plan activo no está de acuerdo con la nueva versión, puede cancelar sin penalidad antes de que entre a regir, aunque esté dentro de la permanencia mínima.

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia.

• Arreglo directo: cualquier diferencia se intenta resolver primero conversando, durante quince (15) días hábiles desde que una parte la plantea por escrito.
• Conciliación: si no hay acuerdo, las partes acuden a una audiencia de conciliación en el Centro de Conciliación de la Cámara de Comercio de Cartagena.
• Jueces: si la conciliación fracasa, el conflicto se resuelve ante los jueces de la ciudad de Cartagena de Indias.

• Independencia: Luxora y el Cliente son partes independientes. Este acuerdo no crea sociedad, relación laboral ni representación.
• Cesión: el Cliente no puede ceder este acuerdo a un tercero sin autorización escrita de Luxora.
• Divisibilidad: si una cláusula resulta inválida, las demás siguen vigentes.
• Tolerancia: que una parte no exija un derecho en algún momento no significa que renuncie a él.